ADMISTRACION DOCUMUENTAL
La solución Administración Documental brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, reportes e imágenes, archivándolos de forma digital y ofreciendo a los empleados autorizados la posibilidad de acceder on-line a contratos, estados de cuenta, reportes y facturas, de manera simple y segura.
FUNCIONES
Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán del grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento y sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los recursos financieros, humanos y materiales.
Funciones de la Unidad de Administración documental.
Orientar a los usuarios sobre el encausamiento de sus funciones,
Numerar y registrar los documentos recibidos o emitidos.
Distribuir internamente los documentos recibidos o emitidos.
Registrar el movimiento de los documentos.
Suministrar información sobre la ubicación de los documentos.
Expedir a su destino externo los documentos cuando ello corresponda.
Archivar los documentos de los cuales se haya dispuesto su archivo.
Efectuar recomendaciones referente a criterios para la conservación y distribución de los documentos.
Depuración de archivos.
Transferencia de documentos.
Implantación de sistemas de microfilmación o computación para los archivos.
OBJETIVOS DE LA UNIDAD DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL
Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos
- Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.
- Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
- Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
Recepción y Orientación.
- Registro y Distribución.
- Archivo
Se pueden desempeñar en:
- control de gestion
- jefe de administracion de sector logistica
- administracion publica
- analista programador
PROYECTOS:
Gestion documental de normativas (Q-doc): gestion de calidad, medio ambiente
gestion documental para entornos
scan-VISO edocument: suite solucion avanzada y completa para la gestion electronica de documentos
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Comprende la concepción, gestación, el nacimiento, la vida, la destrucción o la transferencia a un archivo para su conservación permanente. ¿Cuál es el objetivo? Dar el tratamiento adecuado a cada documento dentro de las distintas fases, para el uso que van a requerir de él.
Tres fases:
Pre - Archivística.
Administra.
Histórica.
Fase Pre - Archivística
Se llama así porque el documento está dentro de las oficinas y es donde los papeles se van acumulando para formar una pieza documental.
- Gestación: Se refiere al futuro documento, por ejemplo un formulario. Cualquier documento deberá pasar por un momento en que es planificado en su diagramación para su utilización en el proceso del trámite. Se debe señalar que es donde se hace imprescindible la normalización de los formularios para lograr economía y eficiencia en las distintas unidades administrativas.
- Momento de Trámite: Es cuando se inicia una acción administrativa o judicial. Comienza con la firma del solicitante y termina con la firma del otorgante. La tramitación se inicia con la primera gestión o trámite. Dura todo el tiempo en el que se van acumulando los datos, testimonios, o antecedentes y concluye con la firma que da inicio a la vigencia. Todo documento pasa por distintas etapas que deben ser cumplidas en la administración y también por parte del interesado para poder llegar a un negocio administrativo.
Fase Administrativa
Es la que comprende todo el tiempo en que el documento completo y formal interesa a la administración de la institución que lo creó, y también al iniciador. Los documentos se crean para que sirvan a la institución y al interesado. Desde este punto de vista esta es la fase más importante del documento.
- Vigencia: abarca todo el tiempo en que el documento actúa cumpliendo lo que expresa su texto. Es capaz de obligar, de intimar, de certificar, comunicar o defender derechos. Comienza con la firma del otorgante y es cuando el documento sirve para el fin para el que fue creado. Concluye cuando el documento perdió su capacidad de certificar, de intimar o de obligar.
- Formas de concluir la vigencia: La variedad de los tipos documentales implica que se den distintos motivos para que finalice la vigencia. Una forma es cuando en los documentos se indica en su texto el término de la vigencia. Ejemplo: Contratos. Concluyen su vigencia por la creación de otro documento (Contradocumento).
- Precautoria: Este es un tiempo durante el cual se concede al otorgante y al peticionario o al destinatario la posibilidad de rever algún aspecto o parte del documento sirviendo también como un antecedente directo de otro documento. Es el tiempo en el que se pueden detectar posibles fraudes o se puede consultar al documento para saber los asuntos que contiene. Sirve este plazo para posibles reclamos. Este plazo procede a la prescripción del documento. La prescripción es el agotamiento o termino del derecho a reclamo, reivindicación o acción administrativa o judicial. Es el tiempo por el cual en ciertas condiciones se puede adquirir o modificar sustancialmente un derecho. Luego de la prescripción el documento no permite reclamo por parte de nadie. Deja de interesar al iniciador, por lo tanto la institución lo desafecta o lo retira pero no implica la destrucción del documento.
Fase Histórica
Se inicia cuando se decide conservar en forma permanente un documento luego de finalizado el plazo precautorio. Los otros documentos que no fueron seleccionados, no llegan a esta fase y son eliminados. La guarda permanente no tiene plazo de finalización.
Ejemplos
- Cheque: Se diagrama el formulario donde se incorporan normas de seguridad.(Gestación)
- Trámite: Cuando se distribuyen y se usan las chequeras.
- Vigencia: Se inicia con la firma del titular de la cuenta y se cierra con el cobro del cheque.
- Plazo precautorio: Sirve para salvar eventuales reclamos o para detectar fraudes.
- Planos de una casa: El arquitecto es el que hace los cálculos y la Intendencia los aprueba. (Gestación)
- Vigencia: Cuando se comienza a construir la casa y mientras está en pie.
- Plazo precautorio: Hasta que la casa quede en ruinas.
- Documentos sobre límites de estados: Tramitación extensa. (Gestación)
- Vigencia: Mientras no se modifiquen los límites.
- Plazo precautorio.
- Fase Histórica: Todos los documentos sobre límites de estados pasa por la fase histórica; son parte del patrimonio de la humanidad.
CARACTERÍSTICAS FASES
Documentos corrientes o activos. Fase Pre - Archivística. (1)
Documentos semiactivos o semicorrientes. Fase Administrativa. (2)
Documentos no corrientes. Fase Histórica. (3)
LUGAR DE CUSTODIA
Oficina o archivo de gestión.
Archivo administrativo.
Archivo histórico o gral
Documentos semiactivos o semicorrientes.
Es el tiempo en que el documento permite actuar cumpliendo con lo que el texto o sub texto expresa, ya sea para obligar, certificar, intimar, etc.
El tiempo durante el cual el otorgante y el destinatario tienen la posibilidad de volver a ver algún aspecto del documento.
COMUNICACIÓN - INFORMACIÓN - DOCUMENTO.
La comunicación y la información concreta porque toda relación humana junto con sus actividades supone una forma de comunicación.
El conocimiento comienza con una información sobre lo que se piensa y se hace, permite que ella sea comunicada y utilizada en el futuro, si esa información se registra en un soporte material. (Ejemplo: Papel, disquetes, adquiriendo así el carácter de documento).
Las actas documentales estan referidas a como crear, registrar, seleccionar y conservar la información que contienen los documentos.
Hay diversas formas de comunicación, pero en todas ellas se encuentran partes:
- Emisor o fuente: Puede ser una persona, una institución, un grupo de trabajo. Es el trasmite el mensaje.
- Receptor: Recibe el mensaje.
- Canal: El mensaje es trasmitido a través de este. Es el medio o soporte.
- Código: Conjunto de signos a través del cual el emisor y receptor lo conocen y utilizan el mismo lenguaje.
Las comunicaciones escritas poseen métodos de transmisión que posibilitan llevar ideas, informes, datos que permiten ser entendidos por las personas que reciben la comunicación. Se da a nivel de toda organización, o grupo de trabajo.
La comunicación escrita posee información que facilita las soluciones sobre distintos aspectos de la institución, así como la toma de decisiones a nivel gerencia o presidencial de las organizaciones.
El momento que precede a la prescripción misma.
Documentos no corrientes.
Se custodian los documentos de valor permanente. (Area científica, cultural, histórica, etc.)
